Диагностика организационных структур
ВОЕННАЯ МЫСЛЬ № 1/1996, стр. 47-54
Диагностика организационных структур
Полковник А.Я.КАЧАНОВ,
кандидат военных наук, доцент
ПРАКТИКА организационного строительства войск показывает, что при проектировании организационно-штатных структур (ОШС) соединений, частей и подразделений возможны две ситуации: разрабатывается новая организационная структура или совершенствуется существующая. Поскольку вновь создаваемых организаций гораздо меньше, чем реорганизуемых, чаще встречается задача совершенствования уже существующих ОШС. Из этого следует, что при проектировании практически всегда в той или иной мере ориентируются на объективно сложившуюся структуру, изменяя ее, как правило, лишь частично. И даже при создании новых структур в качестве прототипа выбирается какая-то уже известная ее организация, которая совершенствуется до вида, соответствующего предъявляемым к ней оперативно-тактическим требованиям.
Однако прежде чем приступить к усовершенствованию любой организационной структуры, необходимо сначала определить, в чем ее недостатки, какова цель структурных преобразований, а потом уже наметить пути решения задачи.
Поэтому разработке новой организационной структуры должен предшествовать этап, включающий диагностику существующей системы, анализ ее недостатков и преимуществ, а также выработку предложений по ее совершенствованию. В противном случае разрабатываемая ОШС может оказаться значительно хуже существующей или вобрать в себя многие ее недостатки, о чем свидетельствуют многочисленные факты из истории строительства армии и флота. Следовательно, диагностика должна быть обязательным этапом работы, предшествовать проектированию организационных структур и определять направления дальнейшей деятельности. Как показывает опыт, этот этап по затратам и трудоемкости не уступает этапу проектирования.
Диагностика организационных структур (организационная диагностика) как научная задача не только не исследовалась, но даже до настоящего времени в прямой постановке не ставилась. В то же время, осознавая ее необходимость, исследователи практически во всех работах, связанных с проектированием оргструктур, в той или иной мере касались вопросов диагностики. Однако ввиду отсутствия соответствующей методики это делалось неквалифицированно и не в полном объеме, что не позволяло выявить все недостатки диагностируемой системы. А как известна, при неточном диагнозе трудно рассчитывать на качественное «лечение». Все это требует глубокого и всестороннего исследования данной области военной науки и выработки на его основе научных рекомендаций по диагностике организационных структур.
Каковы цели и задачи организационной диагностики? Каковы ее основные этапы и место в общей процедуре проектирования (совершенствования) соединений, частей и подразделений? В предлагаемой статье хотелось бы высказать свои взгляды на решение этих и других вопросов, связанных с обследованием оргструктур.
Исследование механизма организационных отношений относится к числу сложнейших областей научных разработок. Это связано с тем, что организационные дефекты в большинстве своем не лежат на поверхности и выявить их не только важно, но и весьма трудно. Следовательно, глубина и качество диагностики зависят прежде всего от степени ее теоретической разработки и от того, насколько специалисты владеют методами обследования организационных структур.
Прежде чем приступить к рассмотрению вышеуказанных вопросов, необходимо уяснить смысл некоторых основных понятий организационной диагностики, которые будут встречаться в тексте, - объект диагностики, организационные дефекты, организационные резервы.
Под диагностикой организационной структуры будем понимать комплекс мероприятий, направленных на выявление недостатков и слабых сторон исследуемой организации, вскрытие причин, их обусловивших, формулирование целей и направлений ее совершенствования.
Объектом диагностики в сфере организационного строительства являются конкретное формирование войск соответствующего уровня (отделение, взвод, рота и т.д.) и (или) ее отдельные стороны (параметры) - структура, организационная форма, боевое предназначение и применение, тактика, средства вооружения и т.п.
Учитывая, что одной из основных задач диагностики является выявление организационных дефектов, уточним содержание этого понятия. Под организационными дефектами (в дальнейшем просто дефекты) будем понимать недостатки (изъяны) в организациях войск, которые не позволяют в полной мере обеспечить выполнение возложенных на них задач.
Совершенствование формирований войск во многом сводится к выявлению и реализации организационных резервов, имеющихся, как правило, в каждом звене. Понятие «организационные резервы» относится как к организационной структуре, так и к процессу ее функционирования. Другими словами, это неиспользованный запас возможностей организации, которые могут быть реализованы за счет совершенствования ее структуры, принципов боевого применения, тактики и способов выполнения задач войсками. Так как увеличение возможностей формирований видов и родов войск в современных условиях во многих случаях возможно только путем повышения эффективности использования имеющихся сил и средств без их количественно-качественного увеличения, выявление организационных резервов является одной из важнейших задач организационного проектирования.
Многие организационные резервы в соединениях, частях и подразделениях видны, как говорится, невооруженным глазом. Зачастую это потери, которых можно избежать, проведя несложные организационные мероприятия. Но имеются и глубинные резервы, связанные с совершенствованием и преобразованием структуры на различных уровнях системы. Их выявление и использование требует специальных научных исследований, новых научно-технических, военно-экономических, организационных и структурных решений.
Таким образом, диагностика организационной структуры как первый шаг на пути ее совершенствования в организационном аспекте должна представлять собой комплекс последовательных этапов оценки состояния различных сторон организации, различных ее элементов.
Однако эта работа даст результаты лишь в случае, если люди, выполняющие ее, будут обладать соответствующими знаниями и опытом. Поэтому речь должна идти прежде всего о создании методики, которая могла бы регламентировать процесс диагностирования организационной структуры.
В связи с этим возникает вопрос: что нужно знать, чтобы охватить все стороны данной проблемы?
Во-первых, должны быть выявлены причины, обусловливающие потребность в изменении организационной структуры. Во-вторых, необходимо проанализировать и установить наиболее характерные дефекты оргструктур, произвести их классификацию и определить причины их появления, установить возможные последствия того или иного дефекта, выработать методы их выявления и возможные пути устранения, выделить и классифицировать симптомы, свидетельствующие о дефектах того или иного элемента организации. И в-третьих, должна быть разработана эффективная процедура диагностирования организаций (поиска дефектов).
Учитывая объемность и сложность указанных вопросов, а также специфику оргструктур каждого из видов ВС, родов войск и специальных войск, не будем останавливаться на частностях, а рассмотрим лишь общую методологию решения проблемы.
Конкретными задачами диагностики организационной структуры являются: оценка полноты охвата целей и задач организации; оценка однородности целевой ориентации частей и подразделений; оценка замкнутости частей, ориентированных на достижение комплексных целей; выявление дублирования задач несколькими подразделениями и проверка его обоснованности; оценка степени соответствия выполняемых задач целевой ориентации или функциональной специализации подразделений; оценка рациональности существующих организационных связей; оценка рациональности тактики подразделений и частей и принципов их боевого применения; оценка эффективности существующих организационных форм; выявление соответствия количественных характеристик оргструктуры нормативным значениям; определение причин имеющихся отклонений и оценка их обоснованности и т.п.
По результатам диагностики применительно к каждой из перечисленных задач должно быть подготовлено развернутое заключение, содержащее формулировку организационных проблем и требования к проектированию, а также возможные направления и способы рационализации организационной структуры.
Как показывают практика и научные исследования, потребность в изменении оргструктур наступает тогда, когда они перестают соответствовать своему предназначению, т.е. возникают определенные противоречия между существующей структурой и ее способностью выполнять свои задачи, когда этот процесс не стимулируется, а тормозится устаревшей структурой организации. Эти несоответствия могут возникнуть вследствие количественных и качественных изменений в средствах и способах ведения вооруженной борьбы как наших войск, так и войск вероятного противника, а также ряда других причин.
Рассмотрим вкратце основные ситуации, требующие совершенствования оргструктур, и пути возможных преобразований.
Так, при изменении количества сил и средств, выделяемых на формирование соединений, частей и подразделений, необходимость преобразования их организационной структуры очевидна. При этом степень этих преобразований будет определяться количественными изменениями выделяемых сил и средств - чем они больше, тем выше степень преобразования. Если количественные изменения сил и средств незначительны, преобразования могут коснуться лишь нижних уровней организации (отделение, взвод, рота), а по мере увеличения этих изменений будут затрагиваться и более высокие уровни - полк, дивизия и т.д.
Одной из важных причин, вызывающих необходимость преобразования оргструктур, являются качественные изменения средств вооружения, влекущие за собой изменения и в составе обслуживающих их расчетов. Кроме того, новые средства в силу своей специфики могут не вписываться в существующую оргструктуру. Всё это потребует оценки их эффективности в рамках старой структуры и при необходимости ее преобразования. Вместе с тем вероятна и такая ситуация, когда имеющиеся структуры не обеспечивают реализацию потенциальных возможностей средств вооружений, что приведет к необходимости пересмотра существующей организации и ее корректировки.
Каждая из названных причин является вероятным, но не обязательным условием (в отличие от закономерностей) изменения оргструктур, так как эти изменения требуются только при определенных количественных показателях тех или иных факторов.
Учитывая сложность и многоаспектность диагностики, ее целесообразно классифицировать по ряду признаков: исследуемый объект, масштабность и периодичность, метод проведения и форма оценки полученных результатов (см. схему).
С точки зрения объекта исследования организационная диагностика может подразделяться на структурную (диагностика структуры организации), функциональную (диагностика функционального разделения задач между частями и подразделениями), техническую (диагностика целесообразности использования образцов средств вооружения, состоящих на оснащении организаций), оперативно-тактическую (диагностика принципов боевого применения оргструктуры, ее тактики и способов выполнения задач). По формам оценки результатов она может быть количественной и качественной; по периодичности обследования - систематической и эпизодической.
Что касается охвата объекта, то организационная диагностика может быть локальной (выборочной), затрагивающей один из элементов (сторон) частей (подразделений), или комплексной, охватывающей оргсистему в целом.
По методам проведения диагностика может быть аналитической или базироваться на обобщении опыта повседневной деятельности войск (на учениях, в локальных военных конфликтах, при выполнении практических задач и т.п.). В свою очередь аналитическая диагностика может подразделяться на графическую (диагностика структуры организации и технологического процесса выполнения задач), математико-статическую (диагностика количественных показателей организации), факторную (анализ факторов, влияющих на эффективность организации) и др.
Так как одной из причин, обусловливающих необходимость совершенствования ОШС, является наличие в ней различного рода дефектов, то для обеспечения целенаправленной работы по ее всестороннему и комплексному обследованию целесообразно все дефекты классифицировать по тем или иным признакам. Объединим их в три группы, классификационными признаками которых выступают место, время и причина появления дефектов. В свою очередь каждую из этих групп можно условно разбить на подгруппы (см.таблицу).
Классификационные признаки дефектов организационных структур
Учитывая, что в большинстве случаев организационная система состоит из трех подсистем: управляющей, выполняющей боевые задачи и обеспечивающей, в любой из них могут оказаться дефекты, способы выявления и устранения которых имеют свои особенности. Кроме того, все типы подсистемных дефектов в различной степени влияют на эффективность организации в целом. Теория организационных структур должна стать тем инструментом, который обеспечит выявление этих дефектов и даст научные рекомендации по их устранению.
Практика строительства армии и флота показывает, что организационные недостатки могут проявиться как на низшем уровне системы - должностном, так и на уровне полк, дивизия и выше. В этой связи в первую группу можно выделить дефекты, классификационным признаком которых является место их появления. Необходимость выделения по этому признаку обусловливается возможностью совершенствования, а соответственно и диагностики любого из элементов организации независимо от его размеров и уровня в общей иерархической структуре формирования. Разумеется, при совершенствовании (изменении) какого-либо из уровней может потребоваться рационализация элементов других уровней или даже системы в целом. Тем не менее нельзя исключать вероятность преобразования структурных элементов отдельно взятого иерархического уровня соединения (части, подразделения).
Вторая группа объединяет дефекты, связанные временем их появления - на этапах жизненного цикла и на этапах разработки оргструктуры.
Как и любой материальный объект, оргструктура имеет несколько периодов своего существования, на каждом из которых могут появляться организационные дефекты. Поскольку на каждом из этих этапов причины их появления могут существенно отличаться, в качестве классификационного признака целесообразно выделить этапы жизненного цикла оргструктуры (основные из них - этап проектирования и этап функционирования), что позволит сузить рамки поиска дефектов и, следовательно, в значительной мере повысить эффективность диагностирования.
Если организационный дефект был «запроектирован», то скорее всего из-за несовершенства научно-методических материалов по оргпроектированию или низкого уровня проектировщиков. Если же дефекты появились на этапе функционирования оргструктур, то причиной могли быть изменения в средствах и способах ведения вооруженной борьбы. В большинстве случаев они являются следствием некачественного прогноза развития армии и флота как у нас в стране,- так и за рубежом.
Чтобы в максимальной степени снизить вероятность появления дефектов и тем самым увеличить срок функционирования и весь жизненный цикл оргструктуры, необходимо уже на этапе ее проектирования учитывать перспективы развития средств и способов вооруженной борьбы. Только при подобном подходе возможно создание такой ОШС части и соединения, которая бы удовлетворяла потребностям практики длительный срок.
Разработка оргструктур - длительный и сложный процесс. Он состоит из нескольких этапов, на каждом из которых решаются различные задачи организационного проектирования и, соответственно, могут быть допущены ошибки, которые приведут к появлению дефектов в оргструктуре. Учитывая, что каждому этапу проектирования присущи именно свои ошибки, обусловливающие возникновение тех или иных дефектов, для облегчения их поиска и устранения целесообразно, по нашему мнению, весь процесс организационного строительства условно разбить на четыре этапа: разработка концепции строительства ВС; разработка концепции строительства видов ВС, родов войск и специальных войск; выбор принципов формирования оргструктур; обоснование формы организации и ее структуры.
Возможные последствия ошибок, допущенных на различных этапах организационного проектирования, различны. Так, если это произошло при выработке концепции строительства, то может потребоваться преобразование всей организационной структуры родов и видов Вооруженных Сил, а если на этапе определения структуры, го реорганизация коснется только отдельных соединений, частей или подразделений. Следовательно, весомость ошибок, допущенных при проектировании на различных этапах, неадекватна. И хотя нельзя ставить в один ряд ошибку в выработке концепции строительства Вооруженных Сил и ошибку в определении структуры части (подразделения), задача теории организационных структур состоит в том, чтобы по мере возможности на каждом из этапов снизить весомость ошибок оргпроектирования. С этой целью для каждого уровня специалистов должны быть разработаны соответствующие научно-методические рекомендации (материалы), позволяющие в максимальной степени избежать ошибок, приводящих к организационным дефектам.
Третью группу составляют дефекты, объединяющий признак которых - причина появления. Они делятся на две подгруппы в зависимости от характера и природы происхождения.
Дефекты первой подгруппы могут быть объективного или субъективного происхождения. Первый тип дефектов обусловлен объективными условиями, сложившимися на период проектирования организации (уровнем развития средств и способов ведения вооруженной борьбы, экономическими и мобилизационными возможностями страны и т.п.). Эти недостатки могут быть известны, и выявлять их нет необходимости. Если внешние факторы, обусловившие появление этих дефектов, не изменились, то устранить их будет невозможно. В таких случаях корректировка (совершенствование) оргструктур должна осуществляться по мере изменения соответствующих объективных условий.
Дефекты второго типа могут быть вызваны двумя причинами - недостаточным научно-методическим обеспечением проектирования организационных структур или низким профессиональным уровнем лиц, занимающихся их разработкой. Недостаточное научно-методическое обеспечение является следствием низкой степени разработки теории организационных структур. Учитывая ее нынешнее состояние, можно предположить, что от дефектов этого типа, по крайней мере в ближайшее время, соединения и части нашей армии не застрахованы. Только постоянное внимание к этой проблеме со стороны руководства ВС и привлечение к ее решению достаточного числа специалистов может если и не устранить, то хотя бы свести к минимуму вероятность появления этих дефектов.
Недостаточный профессиональный уровень разработчиков оргструктур также вытекает из предыдущего недостатка - низкой степени разработки теории оргструктур. Кроме того, существующая в настоящее время система военного образования не предусматривает подготовки специалистов по организационному проектированию. Поэтому до тех пор, пока в программы военно-учебных заведений не будет включено изучение организационных систем, вопросами их проектирования будут заниматься некомпетентные люди и наличие дефектов субъективного характера неизбежно.
Ко второй подгруппе относятся дефекты оперативно-тактического, структурного, технического и военно-экономического происхождения. Дефекты первого типа, в основе которых лежит недостаточная разработанность теории оперативного искусства и тактики родов войск на момент проектирования оргструктур, не позволяют им в полной мере реализовать свои потенциальные возможности с точки зрения боевого применения, оперативного искусства и тактики. Следствием такого рода дефектов могут быть: неравномерная занятость частей (подразделений) в течение операции (боя); их низкая управляемость в ходе выполнения задач; большой объем холостых пробегов в течение операции (боя); сложность взаимодействия между частями (подразделениями), а также организации их всестороннего обеспечения.
Самую большую группу составляют дефекты структурного происхождения, насчитывающие несколько типов.
Первый тип отражает недостатки общей схемы построения структуры организации (количество иерархических уровней и число структурных элементов в них, конфигурация связей) и обусловлен в основном недостаточной обоснованностью нормы управляемости.
Ко второму типу относятся дефекты организации, вызывающие неравномерность загрузки ее структурных элементов (низкий коэффициент использования входящих в их состав сил и средств или их перегрузка).
Третий тип - это дефекты оргструктуры, не обеспечивающие выполнение отдельных задач. Сюда же относится и явление обратного порядка - дублирование выполнения задач несколькими организациями.
Четвертый тип дефектов охватывает случаи нескоординированности возможностей организационных структур. Это особенно характерно для специальных войск, когда несколько подразделений решают одну задачу, но каждое выполняет какую-то ее составную часть, т.е. когда «выход» одних подразделений является «входом» для других и в случае нескоординированности какие-то из них окажутся перегруженными, а какие-то будут простаивать.
Один из путей устранения этого недостатка - перераспределение имеющихся сил между подразделениями или усиление перегруженных организаций за счет внешнего источника пополнения сил и средств (если имеется такая возможность). Кроме того, поскольку этот недостаток присущ, как правило, только специализированным организациям, с их универсализацией он будет автоматически устранен.
Распространенным дефектом организационных структур является низкая эффективность использования отдельных средств вооружения как следствие того, что не все они в полной мере соответствуют характеру решаемых задач и условиям их боевого применения, не всегда соблюдается рациональное соотношение между различными их типами.
Указанные недостатки могут быть устранены путем замены одних средств, не удовлетворяющих оперативно-тактическим требованиям, другими - отвечающими характеру и условиям выполнения задач, а также за счет сбалансированности разнотипных средств в целях их эффективного функционирования.
К дефектам военно-экономического типа можно отнести те, которые обусловлены неэффективным использованием ресурсов, выделяемых на формирование и содержание (функционирование) оргструктур: высокую стоимость выполнения единицы объема задач, нерациональное использование средств вооружения, большую общую стоимость оргструктур и т.п. Появление этих недостатков зависит от многих факторов - оперативно-тактических, структурных, технических и др. Вопросы, касающиеся путей устранения дефектов военно-экономического типа, уже рассматривались на страницах журнала.
В статье рассмотрены лишь самые характерные для организационных структур дефекты, те, что оказывают наибольшее влияние на их качество. Вместе с тем в отдельных случаях некоторые недостатки, на первый взгляд несущественные, могут серьезно сказаться на качестве оргструктуры и стать определяющим фактором при принятии решения на ее реорганизацию.
