К вопросу построения системы автоматизации документооборота
ВОЕННАЯ МЫСЛЬ № 1/1996, стр. 55-57
К вопросу построения системы автоматизации документооборота
Майор И.Н. АХМАДИШИН
Майор Н.Н. ТЮТЮННИКОВ,
кандидат технических наук
В.В. БАРАНЮК,
кандидат технических наук
В НАСТОЯЩЕЕ время все органы управления в процессе повседневной деятельности вынуждены перерабатывать большие объемы информации (документов). Для этого имеются различные программные средства - от простейших текстовых редакторов до сложных систем автоматизации документооборота. Анализ последних позволил выделить следующие основные факторы, осложняющие их развитие: отсутствие единых подходов к разработке способов хранения и представления информации; постоянное увеличение количества новых форм плановых и оперативных документов, частые изменения состава и структуры существующих документов; разнообразие форм документов, циркулирующих как в различных системах, так и на разных уровнях иерархии одной системы; разработка средств автоматизации документооборота по принципу ориентации на конкретные формы документов.
Это приводит к возникновению ряда серьезных проблем, основными из которых являются: различие форматов хранения и представления информации, циркулирующей в системе управления; появление большого количества разнородных комплексов программ и систем, автоматизирующих процесс обработки документов; нарушение непрерывности процесса автоматизированной работы с документами при изменении существующих и введении новых форм документов; частая переработка программных средств в условиях постоянно меняющейся законодательной и нормативной базы; несовместимость создаваемых в различное время и в различных организациях программных систем с уже существующими; большие затраты материальных и трудовых ресурсов при разработке новых программных средств, ориентированных на конкретные формы, а также при достиже-нии совместимости различных систем или их объединения в одну систему из-за многообразия подходов к их реализации.
Выход здесь видится в выделении предметно-ориентированной части из программного обеспечения, внесении ее в информационное и лингвистическое обеспечение, а также в максимально возможной стандартизации и унификации компонентов таких систем.
В данной статье предлагается один из вариантов создания системы автоматизации документооборота (САД) (рис.1), базирующейся на применении унифицированной информационной технологии.
Основой унифицированной информационной технологии является: пространственное представление информации; единая система классификации и кодирования; унификация форматов хранения и представления информации.
Всю информацию, циркулирующую в системе управления, можно представить в виде информационного пространства. В качестве системы координат этого пространства предлагается использовать набор характеристик в терминах Общероссийского классификатора технико-экономических и социальных показателей, определяющих время, место действия, вид операции и другие параметры. Это позволит создать единую систему классификации и кодирования информации, унифицировать форматы ее хранения и представления, для чего разрабатывается унифицированная система документации.
Следовательно, применение такой информационной технологии позволит достичь единообразия форм хранения и представления информации, а также обеспечить эффективный документооборот.
Система автоматизации документооборота предназначена для организации ввода, обработки, хранения, поиска, передачи информации и подготовки документов. Она обеспечит: оперативное изменение действующих и разработку новых форм документов; оперативный поиск и выборку информации; обмен данными на всех уровнях иерархии системы управления в едином формате; исключение дублирования информации и устранение избыточности при хранении данных.
Система автоматизации документооборота состоит из подсистем: ввода, обработки, передачи и контроля исполнения документов; ведения унифицированных форм документов (УФД); ведения классификатора управленческой документации; ведения табеля представляемых документов; ведения раздела Общероссийского классификатора технико-экономических и социальных показателей; информационно-справочной или информационно-расчетной.
В основе разработки системы автоматизации документооборота используются рекомендации по созданию и ведению: унифицированной системы документации; классификатора управленческой документации; Общероссийского классификатора технико-экономических и социальных показателей (ОКТЭСП).
Унифицированная система документации (УСД) содержит данные для организации процесса документооборота и предназначена для унификации и стандартизации документов в интересах последующей обработки их средствами вычислительной техники. Ведение УСД предусматривает внесение изменений и дополнений в структуру и состав формируемых документов, разработку новых и исключение действующих в соответствии с проектом унифицированной формы документов. Она состоит из титульного листа, включающего всю регистрационную информацию конкретного документа, и содержательной части, построенной на основе ОКТЭСП.
Классификатор управленческой документации (КУД) предназначен для идентификации каждого документа в УСД, что позволит четко организовать поиск и учет документов, циркулирующих в системе управления. Объектами классификации КУД являются формы конкретных документов.
Рис. 2. Пример раздела ОКТЭСП
Общероссийский классификатор технико-экономических и социальных показателей предназначен для стандартизации информационного обеспечения в системах автоматизации документооборота. Целью его создания является объединение понятий предметной области, а также общегосударственных и ведомственных классификаторов в общую систему с использованием единой системы классификации и кодирования (рис.2).
Предлагаемые решения обеспечат возможность легко изменять, формировать и выдавать документ в случае изменений законодательной и нормативной базы. Разработка новой формы документа будет занимать незначительное время без нарушения процесса автоматизированной обработки документов, а также без привлечения дополнительных финансовых и людских ресурсов. Этот процесс может осуществляться ответственным лицом, имеющим минимальные навыки работы с ПЭВМ, либо разработчиком конкретного документа без привлечения разработчиков программной системы, что, безусловно, является большим преимуществом с точки зрения обеспечения безопасности информации.
Предлагаемая система автоматизации документооборота позволит:
автоматизировать процесс управления в части, касающейся документооборота, получать информацию по оперативно составленным запросам, перерабатывать действующие документы и формировать новые без изменения программного обеспечения и без больших финансовых, трудовых и временных затрат, исключить дублирование и избыточность представления информации;
исключить перерывы в процессе автоматизированной разработки (обработки) документов, обеспечить более высокую степень защищенности информации;
объединить существующие общероссийские и ведомственные классификаторы, а также понятия, не вошедшие в эти классификаторы, но используемые в органе управления, в единую систему, которая может быть полезна не только для автоматизации документооборота, но и для решения широкого круга других задач.
