Автоматизация библиотечных процессов в Вооруженных Силах Российской Федерации
ВОЕННАЯ МЫСЛЬ № 5/1994
Автоматизация библиотечных процессов в Вооруженных Силах Российской Федерации
Генерал-майор в отставке И.Л. АФОНСКИЙ,
кандидат военных наук, доцент
Полковник в отставке И.В.РЫБОЛОВСКИЙ,
кандидат военных наук
ХАРАКТЕРНОЙ особенностью мероприятий по дальнейшему совершенствованию деятельности армии и флота является активное применение средств и методов информатизации, которые в современных условиях по праву считаются важнейшим фактором научно-технического прогресса.
Под информатизацией Вооруженных Сил (ВС) принято понимать процесс создания, широкомасштабного внедрения и применения во всех областях их деятельности в мирное и военное время наиболее эффективных методов, систем и средств сбора, обработки, использования, хранения и передачи всех видов информации.
Совершенствования этого процесса в настоящее время можно добиться, в частности, за счет радикального улучшения работы военных библиотек. Именно в них сосредоточены и хранятся в виде книг, журналов, учебников, уставов, отчетов и других материалов основные знания, накопленные во всех областях военного дела. При этом под библиотеками понимаются не только штатные, но и другие структурные подразделения (штабы, управления, учреждения и т.п.), имеющие в своем распоряжении достаточно большой объем литературы. Можно утверждать, что совершенствование работы библиотек существенно повысит эффективность использования имеющихся информационных ресурсов для обеспечения различных видов деятельности ВС. Кроме того, они будут способствовать созданию определенного задела для разработки перспективной технологии хранения, наращивания и оперативного использования баз данных (знаний) при дальнейшем расширении фронта работ в области информатизации Вооруженных Сил.
Теоретические исследования и практический опыт показывают, что в условиях постоянно возрастающих потоков военной информации (увеличение количества военных публикаций и других материалов примерно в два раза каждые пять лет) традиционные методы организации библиотечного дела, основанные на «ручной» технологии, свои возможности уже исчерпали и не в состоянии обеспечивать работу военных библиотек на уровне, соответствующем требованиям к информатизации ВС.
Основные негативные явления в работе военных библиотек, снижающие качество обслуживания читателей, таковы: трудоемкость и значительные затраты времени на поиск необходимой литературы по интересующей читателя тематике, в том числе из-за недостаточной информативности существующих библиографических каталогов; продолжительные сроки оформления и выдачи затребованной литературы, особенно при получении ее из других библиотек; отсутствие единства в организации хранения библиотечных фондов, различия в тематической классификации литературы; длительное время подготовки? издания и распространения среди читателей информационных материалов (бюллетеней) о поступлениях новой литературы; сложность оперативного и достоверного учета фактического состояния и использования библиотечных фондов, а также управления работой библиотеки в целом.
Особенно остро отмеченные недостатки проявляются в библиотеках военно-учебных заведений и научных учреждений, фонды которых, как правило, содержат сотни тысяч наименований и постоянно пополняются новой литературой. Преподаватели, научные сотрудники, слушатели и курсанты до 10-20% рабочего времени тратят на поиск необходимых материалов, а их получение по межбиблиотечному абонементу из библиотек других учреждений занимает недели, а иногда и месяцы. Устранение имеющихся недостатков и радикальное улучшение работы военных библиотек достаточно сложная научно-техническая проблема. В общей постановке она сводится к преодолению противоречий между постоянно возрастающими требованиями к оперативности, полноте и качеству обеспечения читателей необходимой литературой (информацией) и возможностями военных библиотек. Существующие методы библиотечной работы не всегда гарантируют успешный поиск нужных материалов, а сама процедура поиска требует значительных затрат времени как читателей, так и сотрудников библиотек.
Одним из перспективных путей решения указанной проблемы является автоматизация библиотечных процессов на базе широкого использования современных программно-технических средств информатизации и новых информационных технологий. Только возможность многовариантной, выполняемой с высокой скоростью обработки больших информационных массивов позволит библиотекам любого профиля решать комплекс задач по обслуживанию читателей. Как показывает анализ, несмотря на большое разнообразие библиотечных задач, их можно свести в три основные группы.
Задачи библиографического обслуживания - формируют строго упорядоченное описание библиотечного фонда и обеспечивают просмотр его читателями. Эти задачи решаются сотрудниками библиотек при обработке поступающей литературы и читателями, как при общем ознакомлении с фондом, которым располагает библиотека, так и при поиске в нем необходимых материалов.
Задачи библиотечного обслуживания -обеспечивают подбор, оформление и выдачу читателям затребованной литературы, прием возвращаемой, учет се движения, бронирование заказов и т.д. Они возлагаются на сотрудников абонемента библиотеки.
И последнее- внутрибиблиотечные задачи. Они решаются сотрудниками, в том числе администрацией библиотеки, с целью организации четкой работы всех библиотечных подразделений и включают постоянный контроль за состоянием и использованием библиотечного фонда, ведение инвентарных книг, составление заявок на новые издания, подготовку реферативных сборников, проведение опросов читателей с целью более полного удовлетворения их интересов и др.
Несмотря на различное предназначение и содержание перечисленных задач, их практическое решение должно осуществляться на единой базе данных, т.е. на систематизированном и выполненном по единой схеме описании всех материалов, хранящихся в библиотечном фонде.
Применение новых информационных технологий при автоматизации библиотечных процессов позволит существенно повысить эффективность использования читателями информационных ресурсов библиотек за счет прогрессивных методов «сквозной» автоматизации, искусственного интеллекта, создания распределенных информационно-вычислительных сетей, использования архивов совместно с базами данных (знаний), реализации «безбумажной» технологии и др.
В Вооруженных Силах РФ накоплен большой опыт работы в области автоматизации управления войсками (силами) и оружием и других видов военной деятельности. Он позволяет с достаточным основанием утверждать, что разработка технического, информационного, программного и особенно лингвистического обеспечения автоматизированного решения библиотечных задач будет связана с преодолением целого ряда теоретических, технических и организационных трудностей. К общим из них следует отнести: недостаточное оснащение библиотек современными электронными средствами, слабую компьютерную грамотность сотрудников библиотек и читателей, большие затраты времени на подготовку и создание необходимых исходных информационных массивов (баз данных) о библиотечных фондах, значительные затраты на закупку технических средств. Пути преодоления этих сложностей определены, но их реализация сдерживается главным образом отсутствием средств на компьютерное обеспечение.
К специфическим трудностям, связанным с автоматизацией деятельности военных библиотек, можно отнести: отсутствие достаточно полно разработанных теоретических основ проектирования автоматизированных систем для военных библиотек и необходимость создания таковых в самые сжатые сроки; существенные недостатки официально действующей библиотечно-библиографической классификации и необходимость безотлагательного ее совершенствования как исходной базы для организации рационального хранения библиотечных фондов и быстрого поиска материалов по заявкам читателей; распыление имеющихся сил и средств на решение частных задач автоматизации деятельности библиотек из-за отсутствия в ВС РФ органа, организующего и координирующего эти работы на единой основе, соответствующей интересам видов ВС, родов войск, ввузов и других военных учреждений.
Анализ рассмотренных недостатков и трудностей позволяет наметить возможные пути и способы их устранения с целью создания библиотечных автоматизированных систем (БАС), отвечающих современным требованиям.
Ключевым направлением в решении данного вопроса является концептуальная разработка теоретических основ автоматизации библиотечных процессов. Наличие научно обоснованных принципов и методов подхода к решению трудоемких задач в них позволит уже в ближайшие годы развернуть работы по созданию эффективных БАС для военных библиотек. Очевидно, что уровень решения библиотечных задач средствами БАС будет определяться глубиной проработки и степенью обоснованности наиболее важных положений и рекомендаций концепции автоматизации библиотечных процессов.
Отсутствие всесторонне обоснованного теоретического и конструкторско-технического задела, на котором могла бы базироваться концепция автоматизации деятельности библиотек ВС, является одной из главных причин недостаточно активного развертывания этой работы в интересах военных библиотек. Даже там, где в них имеется особенно острая необходимость (военно-учебные заведения и научные учреждения), в настоящее время практически действующих БАС нет, а проводимые в этом направлении работы сильно отличаются по общим подходам и методам, что затруднит возможность их последующего сопряжения.
Основными задачами, связанными с созданием теоретических основ проектирования БАС, являются: разработка перечней библиотечных задач, подлежащих автоматизированному решению в военных библиотеках различного назначения, с определением их взаимосвязи и последовательности подготовки и решения; разработка методов алгоритмизации и программирования; создание специальных или выбор из имеющихся информационных языков наиболее приемлемых для содержательного описания каждого литературного источника и использования их в последующем для документального или фактографического поиска необходимых данных; разработка принципов и методов регистрации комплекса библиографических характеристик, необходимых для описания с требуемой степенью детализации материалов, хранящихся в библиотечных фондах; исследование технических вопросов разработки типовых структурных схем построения БАС для различных военных библиотек и принципов их сопряжения с автоматизированными информационно-расчетными системами того или иного учреждения.
Опыт показывает, что БАС должны создаваться с использованием уже существующих и перспективных средств информатизации при унификации информационного, лингвистического и программного обеспечения. Необходимо теоретически обосновать и по возможности проверить экспериментально структуру и этапность создания БАС, обеспечивающих гибкость ее построения и функционирования, позволяющих без нарушения работоспособности системы в целом наращивать ее состав и расширять возможности. При этом должна предусматриваться возможность перехода от документального поиска необходимых материалов (книги, журналы, наставления и т.п.) к фактографическому поиску в них интересующей читателя информации, а также формирования баз знаний для различных предметных областей военного дела. Внедрение в библиотечные процессы «безбумажной» технологии позволит отказаться от «ручных» методов работы (при оформлении заказов на литературу, ведении абонементных книжек читателей и др.).
Опыт работы в области автоматизации военных библиотек указывает на исключительную важность создания рациональной методологии использования «ключевых» слов при автоматизированном поиске необходимой информации. Под «ключевыми» понимаются наиболее существенные и информативные слова и словосочетания, характеризующие основное содержание данного материала или определенных его положений. От правильности выбора этих слов зависят качество и оперативность решения поисковых библиотечных задач. Необоснованный их выбор приводит либо к безрезультатному поиску, либо к выдаче излишнего массива данных, в котором потребуется проводить дополнительный поиск. В связи с этим принципы отбора и использования «ключевых» слов должны найти достаточное отражение в теории автоматизации библиотечных процессов.
Важным теоретическим вопросом является методология практического создания базы данных, в которой содержится библиографическая информация по каждому материалу (10-15 различных характеристик, например: автор, наименование, год и место издания, краткая аннотация и др.). Хронометраж показал, что подготовленный к работе на персональной ЭВМ библиотечный сотрудник может ввести за рабочий день библиографические данные не более чем на 20-25 материалов. Следовательно, необходимо разработать рекомендации по ускорению такой работы, иначе на создание баз данных крупных библиотек уйдут многие годы. Поскольку процесс создания базы данных во всех случаях будет достаточно продолжительным, важно определить наиболее целесообразную последовательность работы.
Для решения вопросов, касающихся теории автоматизации библиотечных процессов, необходимы комплексные научные исследования с привлечением широкого круга специалистов: теоретиков и практиков библиотечного дела, преподавателей и научных сотрудников учебных и научных учреждений, специалистов в области автоматизации.
Второе направление предусматривает устранение негативного влияния официально действующей «Библиотечно-библиографической классификации» (ББК), разработанной в 1957 году военным отделом библиотеки имени В.И.Ленина, на структуру построения базы данных БАС.
В этой классификации нет рекомендаций по многим конкретным вопросам, ряд уточнений вносился непосредственно библиотеками, которые исходили из своих интересов и квалификации сотрудников. Что же касается военных библиотек, содержащих только грифованную литературу, то в них ББК вообще не нашла применения. Это объясняется тем, что новые рубрики каталогов для накапливаемой литературы определялись постепенно с учетом потребностей читателей данной библиотеки, а также по усмотрению се персонала, руководствовавшегося своими представлениями о быстроте и удобстве обслуживания читателей.
Одним из наиболее существенных недостатков БВК является ее излишне формализованная структура, в которой без должных обоснований определен основной классификационный ряд, а принцип десятичности не позволяет увеличить число основных классификационных разделов сверх десяти. Вследствие этого в первый уровень классификации ББК не вошел ряд важных разделов военной науки, которые, как и большая часть общенаучных отраслей военной проблематики, оказались разнесенными по различным разделам классификации. Так, теория управления войсками и кибернетика рассматриваются в теории военного искусства. Теория строительства Вооруженных Сил, теория воинского обучения и воспитания, а также вопросы военного права, военной педагогики и психологии находятся в разделе «Вооруженные силы». Свое место в классификации военной литературы должны найти: военное право, педагогика, психология, этика, военные география, геодезия, картография, экология, метеорология, военные радиоэлектроника, кибернетика, статистика и др.
Существенным недостатком ББК является и то, что в основе классификации большинства се основных разделов лежит принцип принадлежности вооруженных сил к общественно-политическим формациям, т.е. к социалистическим, развивающимся или капиталистическим странам. Изменения, происшедшие за последние годы в жизни мирового сообщества, требуют современного подхода к выбору критериев для использования их в системе классификации.
Недостатки используемой библиотечно-библиографической классификации затрудняют как ручную, так и автоматизированную библиографическую обработку литературы и усложняют выполнение заявок читателей. В связи с этим целесообразно провести сравнительную оценку следующих возможных путей создания и внедрения в военные библиотеки более совершенной и перспективной системы классификации: доработка ББК для устранения выявленных недостатков и продолжения ее использования, включая и библиотеки грифованной литературы; создание новой системы формализованной классификации, построенной на иерархическом принципе разделения хранящихся материалов; использование принципиально новых подходов к системе классификации военной литературы, например путем использования классификаций дескрипторного типа или других многомерных классификаций, разрабатываемых в теории информатики.
Как показывает отечественный и зарубежный опыт, при переходе к практическому использованию БАС в течение определенного периода будут сосуществовать автоматизированные и традиционные методы решения библиотечных задач. Кроме того, поскольку замена ББК какой-либо другой классификацией потребует значительного времени и больших затрат, такая мера будет оправданна только в том случае, если новая классификация будет обладать существенными преимуществами.
Третье направление связано с необходимостью незамедлительной организации централизованного руководства и координации работ по созданию в Министерстве обороны библиотечных автоматизированных систем. Его отсутствие приводит к распылению усилий и без того небольших коллективов, занимающихся автоматизацией библиотечных процессов. При этом ими используются самые различные подходы к выбору целесообразных схем построения баз данных, методов поиска материалов в имеющихся фондах и к практическому решению отдельных библиотечных задач. В результате возникает реальная возможность появления в дальнейшем значительных технических и программных сложностей при сопряжении БАС различных учреждений для осуществления межбиблиотечного обмена необходимыми материалами.
Структура библиотечной автоматизированной системы
Под руководством специально созданного центрального органа МО, на наш взгляд, должны быть выработаны общие требования к БАС и единый подход к их разработке, учитывающие интересы и особенности деятельности библиотек видов ВС и МО в целом. Распределение усилий различных организаций по определенным направлениям с последующим обсуждением результатов этой работы позволит более направленно вести исследования и получать в меньшие сроки оптимальные решения проблемы создания библиотечных автоматизированных систем.
Как показывают результаты исследований, основными техническими средствами БАС должны являться персональные ЭВМ, используемые как автономно, так и в составе развернутой на их основе локальной вычислительной сети (ЛВС). Принципиальная блок-схема структуры БАС приведена выше.
Автономное ее использование предусматривает наличие автоматизированных рабочих мест (АРМ) в каждом из основных отделов библиотеки: учета, где обрабатываются и вводятся данные о вновь поступающей литературе; библиографов, в котором читатели знакомятся с фондом библиотеки и осуществляют поиск нужной литературы; абонемента, где осуществляется выдача и прием литературы; администраций, где решаются внутрибиблиотечные задачи.
Создание в библиотеке ЛВС позволит исключить передачу информации из одной ПЭВМ в другую только с помощью дискет, так как се центральная ЭВМ будет хранить единую для всех базу данных и комплекс необходимых программ.
Однако наиболее полной и эффективной автоматизации библиотечных процессов можно будет достичь только тогда, когда БАС будут входить как подсистемы в единую автоматизированную информационно-расчетную систему (EAI1PC), создаваемую, например, в военно-учебных или научных учреждениях. Читатели библиотеки получат возможность осуществлять поиск и заказ необходимой литературы непосредственно со своих автоматизированных рабочих мест - из кабинетов, учебных аудиторий, научных лабораторий и т.д.
При обеспечении связи между БАС различных учреждений и объединении их в библиотечную систему читатели также смогут обмениваться информацией о наличии необходимой литературы в других библиотеках и оформлять на нес заказы.
Как показывает зарубежный и отечественный опыт гражданских высших учебных заведений, разработка информационного, программного и технического обеспечения автоматизированного решения библиотечных задач требует значительных материальных затрат. Безусловно, впоследствии они не только окупятся, ной дадут существенную экономию при выполнении работ по интенсификации учебного процесса и в научных исследованиях. Очевидно также, что условия для создания полномасштабных БАС будут созданы только после полной отработки их отдельных элементов.
В заключение отмстим, что создание библиотечных автоматизированных систем и организация их практического применения - дело сложное и объем-нос. Начинать его следует с разработки плана необходимых НИОКР и определения этапности их выполнения с учетом первоочередных потребностей и реальных технических и финансовых возможностей. Необходимость поэтапного создания БАС определяется прежде всего невозможностью быстрою создания требуемого программного обеспечения и накопления больших массивов библиографической информации на машинных носителях. При опережающем развертывании технических средств достаточно полная загрузка их не может быть обеспечена. Кроме того, поэтапная разработка сложных автоматизированных систем уменьшает риск реализации в них неоптимальных решений, поскольку появляется возможность своевременно внести соответствующие корректировки.
Автоматизация библиотечных процессов будет всемерно способствовать выполнению требований министра обороны о необходимости радикального повышения профессионализма и общей культуры военных кадров.
